Fattura Elettronica





Per tutti i dettagli relativi alla fase di primo acesso al pannello web predisposto da ArubaPec per la gestione delle Fatture Elettroniche vi consigliamo di visionare il video all'indirizzo: https://www.youtube.com/watch?v=AOzsxmaLUmE

Al termine della configurazione verrà visualizzato una breve guida alle funzionalità del pannello. Successivamente accedendo al menù posto in basso a sinistra cliccando sulla voce "Configurazione" e poi sulla voce "Dati Ricezione" verrà visualizzato il Codice Destinatario SDI da fornire ai propri fornitori per il corretto instradamento delle fatture elettroniche.

Attenzione!! Il Codice Destinatario SDI è uguale per tutte le aziende che si avvalgono della conservazione delle Fatture Elettroniche presso ArubaPec. È perfettamente normale che il vostro Codice Destinatario SDI risulti uguale a quello di uno o più dei vostri clienti o fornitori; ciò accade unicamente perchè anche il vostro cliente o fornitore utilizza il servizio di conservazione di ArubaPEC.

L\'acquisto del modulo comprende: creazione di account sulla piattaforma ARUBA necessario per l’invio e la conservazione delle fatture sia emesse che ricevute dai fornitori. Il modulo abilita il pulsante “invia xml” e “leggi notifiche” presente nel modulo di generazione file xml MPEIB2B.01 che consentiranno, tramite Web Service Aruba di: inviare automaticamente le fatture dal gestionale allo SDI; leggere le notifiche ricevute; effettuare la conservazione digitale dei documenti presso Aruba Pec SPA.

Posso generare e visualizzare la fattura in formato XML.

La C Software SRL non effettua direttamente la conservazione digitale ma si avvale di ARUBA PEC SPA per la conservazione delle fatture. Per poter abilitare il servizio è necessario acquistare il modulo MPEIEB2B.05 e aver inviato a C Software il modulo per di autorizzazione di trasmissione dei dati ad ARUBA PEC SPA. Dopo aver ricevuto tutta la documentazione necessaria, C Software creerà un profilo su Aruba PEC SPA; Aruba ci invierà USERNAME e PASSWORD temporanei che vi consegneremo alla PEC comunicata nel modulo di “autorizzazione di trasmissione dati ad Aruba PEC Spa”. Username e Password vi serviranno per accedere alla piattaforma Aruba. Al momento dell’iscrizione ad Aruba sarà possibile visualizzare il CODICE DESTINATARIO nella sezione "configurazioni" della pagina web ARUBA; tale codice potrà essere comunicato ai Fornitori per l'emissione della loro fatture nei Vs. confronti. Le fatture ricevute dai fornitori con l’utilizzo del codice destinatario le ritroverete nella piattaforma ARUBA.

Doppio click sullo  “Stato documento”

Una fattura con lo stato “non consegnata” non può essere modificata, in quanto il documento è stato a tutti gli effetti inviata allo SDI. Lo stato “Non consegnata” è riferita  alla consegna al cliente. La fattura è stata inviata allo SDI, di conseguenza  il  cliente può recuperarla accedendo allo SDI o al proprio cassetto fiscale.

Non è possibile modificare un documento già inviato e consegnato. Per annullare il documento è necessario emettere nota di credito.

Per modificare un documento con notifica “scartata” è necessario effettuare le seguenti operazioni: Selezionare il documento, cliccare su “correggi documento dal gestionale” ed effettuare tutte le modifiche; Selezionare il documento e cliccare su “Riaggiorna documento dal gestionale”; Selezionare il documento e cliccare su “rigenera xml” Procedere con il rinvio del documento rigenerato

In fase di emissione documenti, cliccare sul pulsante “ALLEGATI”. Il programma  genererà una cartella denominata con numero e tipo fattura;  all’interno di tale cartella sarà necessario caricare una sottocartella denominata   o  “fatturapa” oppure denominata “allegati”. Copiare i file da allegare al file xml nella cartella “allegati” o “fatturapa”

Se trattasi di cliente Intra comunitario è necessario compilare: La tabella degli Stati, deve contenere il codice paese UE codice ISO come da tabella ministeriale; la partita IVA del cliente deve contenere 99999999999; il codice soggetto privato accreditato deve contenere XXXXXXX: il CAP dell'indirizzo del cliente non deve contenere caratteri inferiore a 5, nel caso in cui non esistesse CAP inserire 00000 Se trattasi di cliente Extra comunitario è necessario compilare: La tabella degli Stati, deve contenere il codice paese Extra UE codice ISO come da tabella ministeriale la partita IVA del cliente deve contenere 99999999999 br> il codice soggetto privato accreditato deve contenere XXXXXXX il CAP dell'indirizzo del cliente non deve contenere caratteri inferiore a 5, nel caso in cui non esistesse CAP inserire 00000

Non viene allegato nessun file materiale ma come ultima voce nel file xml viene indicata “DATI Relativi agli allegati” il nome del pdf incapsulato

Significa che un documento è stato consegnato dallo SDI al cliente ricevente.   Il documento è stato trasmesso sul canale registrato dal cessionario indipendentemente dal codice SDI  che il cliente ricevente ha comunicato  

E’ possibile indicare sia il codice fiscale che la partita IVA della società Ditta individuale

NO. Il costo del servizio di conservazione è compreso nel costo del modulo di MarcoPolo MPIEB2B.05 già acquistato alla C Software s.r.l.

la firma digitale garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente. Non c’è l’obbligo di apporre la firma digitale sulle fatture XML, è facoltativa. Per coloro che utilizzano il sistema Aruba, sarà il legale rappresentate di Aruba Pec Spa a firmare digitalmente tutti i file XML inviati e non firmati.

Per le fatture ricevute non utilizzando il codice destinatario i file in xml devono essere caricati manualmente sulla piattaforma Aruba. Le fatture ricevute utilizzando il codice destinatario rilasciato in fase di registrazione ARUBA, saranno caricate automaticamente in piattaforma.

La conservazione a mezzo del sistema Aruba PEC S.p.A. è valida sia per le fatture emesse che per le fatture ricevute.

Dopo aver generato il file xml, lo prelevo dalla cartella ove è stato salvato e provvedo a caricarlo manualmente nella piattaforma di ARUBA (Previa registrazione già effettuata su ARUBA). L’invio automatico con l’utilizzo del Web Service Aruba dal programma di fatturazione elettronica non è ancora disponibile in quanto Aruba non ha ancora reso pubblico il servizio.

Attualmente il programma di importazione non è ancora disponibile. Potrà essere rilasciato dopo che ARUBA avrà reso pubblico l’accesso al Web Service. Il programma sarà collegato tramite l’inserimento di USERNAME e PASSWORD personali della piattaforma ARUBA. I documenti saranno prelevati da tale piattaforma, da quel momento potranno essere visualizzati in formato “documento leggibile”, elaborati per l’aggiornamento del magazzino e per la contabilizzazione in prima nota.

Le fatture possono essere prelevate manualmente dalla cartella dove sono state salvate e caricate sulla piattaforma da Voi scelta per l’invio e la conservazione

La C Software provvederà alla creazione di un account sulla piattaforma di Aruba. Aruba invierà alla pec indicata nel modulo di autorizzazione consegnato alla C Software, una serie di documenti da stampare e conservare. Nella mail di Aruba sarà inoltre presente un link da cliccare per attivare l’account. Dopo l'attivazione vi verranno forniti username e password per accedere al vostro pannello.

Basta cliccare con il mouse sul foglio per visualizzare il documento in formato xml

Il codice destinatario non può essere rilasciato fin quando non viene effettuata la creazione dell’account su ARUBA (relativamente al modulo MPIEB2B.05). Fino a quella data, l’unica modalità per poter ricevere i documenti dai fornitori era quella di comunicare la PEC; una volta che il servizio è attivo e affinché tali fatture fornitore siano ricevute all’account registrato su ARUBA, sarà necessario comunicare tale codice sostituendolo alla PEC. Diversamente, le fatture saranno ricevute sempre sulla PEC e non saranno oggetto di conservazione digitale, per la conservazione dovranno essere caricate manualmente in piattaforma ARUBA.

No, può non acquistare il modulo continuando a gestire l’invio e la conservazione delle fatture emesse e ricevute con l’abbonamento da Lei precedentemente stipulato. Con società diverse da “Aruba” non sarà possibile effettuare da Marco Polo fatturazione l’invio automatico e la ricezione delle notifiche. Tutti i documenti pronti per l’invio, dovranno essere caricati manualmente nella piattaforma da Voi utilizzata per procedere all’invio e alla conservazione.

Se si è già in possesso di un abbonamento con ARUBA si può acquistare il modulo MPEIB2B.05 limitatamente al servizio di invio automatico delle fatture. L’invio automatico dal programma con il pulsante “INVIO”, potrà essere gestito dall’anno 2019 (non è ancora definita una data precisa), previo collegamento al WEB SERVICE di ARUBA con il Vs. Username e Password consegnati da ARUBA. Prima del 2019 (non è ancora definita una data precisa), l’operazione automatizzata di invio non è possibile farla in quanto la società Aruba non ha anocra reso pubblico il servizio.

E’ necessario attendere la notifica di ARUBA. Le notifiche non sono immediate. Ci sono dei tempi di attesa che non dipendono dal Gestionale ma dall’intero sistema di trasmissione dell’ADE (Agenzia delle Entrate).

Il documento è stato inviato allo SDI due o più  volte; di conseguenza il documento sarà scartato in quanto doppio.

Lo scarto può dipendere da diversi motivi. Leggere la notifica di scarto. Dalla  notifica di scarto è possibile evincere la motivazione. Procedere con la modifica del documento.

Accedere per la prima volta  in Capital come amministratore di sistema, verrà registrata la libreria utilizzata per il controllo dei file in xml

Se non ricorda la password per poter richiedere una nuova password è necessario seguire le istruzioni del documento “PRIMO ACCESSO” che vi è stato inoltrato da Aruba sulla vostra PEC in fase di creazione account.

Causali ritenute è OBBLIGATORIO il campo “CAUSALE CODICE PAGAMENTO” ovvero il codice prelevato dalla Certificazione Unica

La ricezione delle chiavi di attivazione al momento è limitata al modulo MPIEB2B.01 FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B il programma che genera il file xml. L’attivazione del modulo MPEIB2B.05 non è possibile rilasciarla fin quando non sarà disponibile il programma di INVIO AUTOMATICO dei file XML a mezzo Web Service. L’attivazione del modulo MPEIB2B.09 non è possibile rilasciarla fin quando non sarà disponibile il programma di IMPORTAZIONE di file xml in Capital per aggiornamento magazzino e contabile.

Soltanto il modulo MPIEB2B.01 FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B programma per la generazione del file xml sarà rilasciato in versione dimostrativa fino al 30/11/2018.

Le tipologie di documento accettate sono quelle riportate nella tabella prevista dall’agenzia delle entrate, di conseguenza le tipologie non accettate dalla procedura non possono essere convertite in tipologie di pagamenti inesistenti. Il codici MP01 – MP02 e così via fanno riferimento in Capital non al codice pagamento ma al “Tipo”. Se il tipo non è contemplato nella tabella dell’agenzia delle entrate, tale tipo viene convertito nella tipologia similare. Esempio: “contrassegno” che non esiste nella tabella agenzia entrate, verrà convertito in tipo “contanti”

L’emissione della fattura in formato elettronico deve essere fatta indicando nell’anagrafica del cliente, alla voce “soggetti privati accreditati” i sette zeri “0000000”

In caso di emissione documento con intestazione un cliente avente partita IVA o codice fiscale inesistente, il sistema di interscambio (SDI) provvederà a controllare se tale partita IVA o codice fiscale è presente nell'Anagrafe Tributaria, qualora non lo fosse, SDI emetterà una notifica di scarto della fattura emessa. 

E’ necessario indicare sia il codice fiscale che la partita IVA della società Ditta individuale

E’ necessario indicare il codice fiscale nei dati trasmittente se trattasi di  società Ditta individuale; in dati cedente vanno indicati sia il codice fiscale che la partita IVA

No. Le società che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario e gli operatori identificati (anche attraverso rappresentante fiscale) in Italia non hanno,  l’obbligo di emettere e conservare le fatture in formato elettronico

I dati di pagamento, delle scadenze e della banca sono dati facoltativi. Per abilitarli è necessario andare in Fatturazione Elettronica / Fatture inviate, pulsante "Impostazioni" ed abilitare i campi: dati pagamento = "S" dati scadenze = "S" dati banca = "S"

La firma digitale può essere apposta o dal cedente o dal Gestore della piattaforma di invio: Alcuni gestori delle piattaforme invio, per semplificare l’operatività di invio appongono la loro firma digitale ai file inviati in xml.